Miten parantaa yritystason oppimista?

Prosesseista on tullut kirosana erityisesti IT-hankkeissa. Jokainen asiakas ja tarve ovat ainutlaatuisia ja on utopiaa kuvitella, että ne sopisivat täydellisesti toimittajan sisäisiin prosesseihin. Noudattamalla sokeasti ennalta määriteltyjä prosesseja saavutetaan harvoin paras mahdollinen lopputulos – maailma muuttuu prosesseja nopeammin.

Matalaa organisaatiota ja ketteriä menetelmiä on pitkään pidetty vastauksena näihin ongelmiin. Paras ratkaisu etsitään tiiviissä yhteistyössä ja lyhyissä iteraatioissa, joissa jatkuvasti kokeillaan uutta – ja ennen kaikkea opitaan.

Miten organisaatiot oppivat?

Ketterässä hankkeessa sekä asiakkaan että toimittajan tiimit oppivat valtavasti uusia asioita. Uudet opit siirtyvät ihmisten mukana seuraaviin hankkeisiin. Tällä tavalla oppiminen tapahtuu organisaation tasolla vaarallisen hitaasti. Organisaatiossa on monesti useita hankkeita käynnissä yhtä aikaa. Hitaan oppimisen seurauksena, samat virheet toistetaan hankkeista toiseen ja ratkaisut joudutaan keksimään aina uudelleen.

Mitä avuksi?

Ratkaisu on yksinkertainen. Tarkistuslistat.

Ilmailualalla organisaation oppiminen on elinehto. Tavoitteena on turvallisin mahdollinen lentoliikenne – ilmailussa ei yksinkertaisesti ole varaa toistaa samoja virheitä. Lentäjät kohtaavat toisinaan todella haastavia tilanteita, jotka ovat usein luonteeltaan ainutlaatuisia ja kompleksisia. Tarkistuslistojen avulla lentäjät huolehtivat, että tärkeät asiat muistetaan tehdä. Mahdolliset vaaratilanteet tutkitaan huolellisesti ja tarkistulistoja päivitetään niiden pohjalta. Tarkistuslistojen avulla uudet opit tulevat välittömästi lentäjien käyttöön ympäri maailmaa.

Prosessien ja tarkistuslistojen suurin ero on niiden mukautuvuus erilaisiin ja uusiin tilanteisiin. Prosesseissa noudatetaan kaikkia askelmerkkejä, kun taas tarkistuslistojen avulla pyritään välttämään kohtalokkaimmat virheet. Näin toimittaessa tekemiseen jää tilaa vapaudelle, mutta suurimmat virheet vältetään.

Tarkistuslistat as a Service – manifest.ly

Yksi erinomainen työkalu organisaation tarkistuslistojen tekemiseen on Manifest.ly.

TODO-listoja löytyy moneen lähtöön, mutta manifest.ly:n hienous on sen organisaation oppimisen ominaisuuksissa. Mikäli jossain päin organisaatiossa huomataan tarvetta päivittää tarkistuslistaa, päivitys voidaan laittaa voimaan välittömästi ja samanaikaisesti läpi organisaation. Tarkistuslistoille on myös mahdollista lisätä kommentteja ja parannusehdotuksia.

Erityisen kätevä on mahdollisuus käynnistää tarkistuslistojen ajoja ajastetusti, jolla toistuvien viikko- ja kuukausitehtävien unohtamisesta tulee historiaa. Tarkistuslistat voi käynnistää toisen järjestelmän herätteestä ja tarkistuslistan valmistumisen yhteydessä voi käynnistää mahdollisia jatkoprosessejä.

Integrointi muiden järjestelmien kanssa onnistuu helposti Zapier -integraatiotyökalun avulla.