7 hyvää syytä hankkia uusi järjestelmä (ja muutama miinus)

Uuden järjestelmän hankinnan hyvät ja huonot puolet vertailussa. Kummat painavat vaakakupissa enemmän?

Laadimme järjestelmähankintojen tueksi vertailutaulukon, jonka voit ladata itsellesi maksutta tästä. Yksi taulukon osioista käsittelee uuden järjestelmän hankinnan hyviä ja huonoja puolia, joita avaan tarkemmin alla.

Mitkä ovat uuden järjestelmän hankinnan hyvät puolet?

Organisaatioissa päädytään uuden järjestelmän hankintaan yleensä silloin, kun kyseessä on liiketoimintakriittinen järjestelmä, tai kun vanhaa järjestelmää ei syystä tai toisesta kannata modernisoida. Tällöin onkin järkevää panostaa kokonaan uuteen ratkaisuun.

Uuden järjestelmän hankinnassa on monta hyvää puolta:

1. Järjestelmän voi rakentaa hallitusti vaiheittain, aloittaen liiketoimintakriittisimmistä tarpeista.
2. Uusi järjestelmä pakottaa miettimään, mitkä ovat oikeasti ne kaikista tärkeimmät tarpeet, jolloin focus kirkastuu.
3. Järjestelmä voidaan räätälöidä täysin näiden tarpeiden mukaan.
4. Pidemmällä tarkastelujaksolla kokonaiskustannus on pienempi.
5. Järjestelmän monimutkaisuutta voidaan vähentää.
6. Voit hyödyntää tarvittaessa pilvipalveluita.
7. Parhaimmillaan saat järjestelmän, jolla erotut selvästi kilpailijoistasi.

Kilpailuetu ja erottautuminen ovat olennaisia erityisesti silloin, kun ollaan hankkimassa liiketoimintakriittistä järjestelmää. Tällöin on perusteltua panostaa räätälöityyn ratkaisuun, joka rakennetaan hallitusti vastaamaan organisaation yksilöllisiä tarpeita.

Vähemmän kriittisissä järjestelmissä kannattaa suosia valmiita pilvipalveluita, jotka tulevat pitkällä ja lyhyellä aikavälillä edullisemmiksi. Kehitystyöhön on turha käyttää aikaa, jos valmisratkaisu vastaa tarpeitasi riittävän hyvin.

Mitkä ovat uuden järjestelmän hankinnan huonot puolet?

Miksi kukaan sitten edes harkitsee vanhan järjestelmän modernisointia, jos uusi istuu organisaation tarpeisiin kuin hanska käteen? Yleensä syynä on aika, raha ja tuttuus.

Uudessa järjestelmässä on käytännössä aina korkeampi aloituskustannus kuin vanhan modernisoinnissa, ja se sitoo enemmän ihmisiä kehitystyöhön yrityksen sisällä. Kalenteriaikaa kuluu tyypillisesti enemmän kuin modernisointihankkeessa, jolloin menetetään myös liiketoimintahyötyjä.

Lisäksi käyttöönotto on usein haastavampi kuin vanhan tutun järjestelmän modernisoinnissa. Vaikka uusi järjestelmä olisi intuitiivinen ja helppokäyttöinen, sen käytön kouluttamiseen on varattava aikaa.

Kampita haasteet hyvällä suunnitelmalla

Järjestelmän hankinnan huonot puolet voi taklata hyvällä suunnitelmalla ja hallitulla toteutuksella. Ja kun loppukäyttäjät otetaan riittävän varhaisessa vaiheessa kehitystyöhön mukaan, uuden opettelu sujuu sutjakkaammin.

Jos kuitenkin vielä mietit, olisiko modernisointi sittenkin parempi ratkaisu teidän yrityksellenne, lataa tästä ilmainen vertailutaulukko harkinnan tueksi.