Kiveen hakattu sopimus ei ole etu IT-hankkeissa

IT-hankkeiden valitettavan huono maine saa monet arkailemaan niihin ryhtymistä. Pelkona on, että hankkeen oletettu kesto triplaantuu ja rahan perässä juokseva kumppani vie loputkin rahat pesästä. Tämä haaste on kuitenkin taklattavissa fiksusti laaditulla sopimuksella.

Wakefield Researchin teettämän kyselyn mukaan miltei 80 % IT-päättäjistä raportoi, että huoli toimittajaloukusta on estänyt heitä hyödyntämästä pilvipalveluita joko osittain tai kokonaan. Toimittajaloukun voi kuitenkin välttää kuudella keinolla, kuten Petri vinkkasi aiemmin:

1. analysoi valmisohjelmistojen ja SaaS-palveluiden osalta ratkaisun strateginen merkitys
2. huolehdi, että riittävät oikeudet ohjelmistoon jäävät itselle
3. varmista teknologian elinkelpoisuus ja siihen liittyvän osaamisen saatavuus
4. pyri aina tilanteeseen, jossa ohjelmistolla on useita toimittajavaihtoehtoja
5. suosi sopimuksia, joista pääset helposti eroon
6. varmista oikeus dataan myös sopimuksen päättymisen jälkeen – siinä muodossa, että pystyt sitä oikeasti myös käyttämään.

Tässä tekstissä keskityn kohtaan 5: suosi sopimuksia, joista pääset helposti eroon.

Mitä sopimuksessa kannattaa ottaa huomioon?

Vaikka sopimusneuvotteluihin ei ryhdytäkään irtisanoutumista silmällä pitäen, kaikkeen kannattaa varautua. Jos yhteispeli kumppanin kanssa ei syystä tai toisesta toimi, tilanteelle on voitava tehdä jotain. Takkuava yhteistyö ei ole kummankaan osapuolen etu.

Ennen kuin kirjoitat nimesi sopimukseen, varmista nämä kolme asiaa:

1. Sopimus on irtisanottavissa lyhyellä irtisanomisajalla, jos hanke ei etene toivotulla tavalla.
2. Vanha toimittaja on velvollinen kertomaan uudelle toimittajalle hankkeen sen hetkisestä tilanteesta riittävän tarkasti, jos sopimus irtisanotaan.
3. Sopimuksessa on hyödynnetty valmiita sopimuspohjia, kuten esimerkiksi IT2015 -ehtoja.

Etenkin silloin, kun rakennetaan liiketoimintakriittistä järjestelmää, panoksena on koko yrityksen liiketoiminta. Jos sopimuksen irtisanominen on tehty mahdottomaksi tai toimittaja ei ole velvollinen kertomaan seuraajalleen, mihin vaiheeseen hankkeessa on edetty, huonosta kumppanista ei noin vain päästäkään eroon.

Ongelma on kuitenkin suhteellisen helposti ratkaistavissa tarkoin harkitulla sopimuksella, jonka laatimiseen kannattaa hyödyntää valmiita sopimuspohjia. Niiden avulla yhteisistä pelisäännöistä sopiminen on molemmille osapuolille vaivattomampaa.

Sanktiot luovat illuusion hallittavuudesta

Toimittajaloukun lisäksi monia hirvittää teknologiahankkeiden viivästymiset. Se ei ole ihme, sillä Harvard Business Review’n artikkelin mukaan yksi kuudesta IT-hankkeesta ylittää sille jyvitetyn aikataulun 70 %.

Viivästymisiä pyritään usein suitsimaan sopimussakoin, mikä on ymmärrettävää, mutta ei välttämättä kannattavaa. Sopimussakko kun ei itsessään estä hankkeen venähtämistä, vaan luo pelkän illuusion hallittavuudesta. Fiksumpaa on panostaa sopimukseen, joka tukee parhaalla mahdollisella tavalla hankkeen onnistumista.

Paras yhteistyö alkaa molemminpuolisesta luottamuksesta – joka ilmenee myös sopimuksessa.

Oikeilla valinnoilla on suuri merkitys IT-hankkeen onnistumiselle. Siksi on tärkeää pysyä kartalla siitä, mitä kaikkea hankkeen aikana tulee ottaa huomioon. Jos kaipaat vinkkejä potentiaalisen ohjelmistokumppanin valintaan tai yhteistyön sujuvoittamiseen, lataa maksuton checklist alta!