Miten välttää toimittajaloukku ohjelmistohankinnoissa?
Pahimmassa tapauksessa ohjelmistojen toimittajaloukku on kuin ikuisuusjäsenyys kuntosaliin. Vaikka muualta löytyisi paremmat kuntoiluvälineet ja toisen ketjun sali olisi aivan kodin vieressä, liian tiukka riippuvuus vanhasta salista tekee vaihtamisen taloudellisesti mahdottomaksi.
Yritys on toimittajaloukussa nojatessaan liiketoiminnassaan ohjelmistoihin, joiden ylläpito- ja jatkokehitys voidaan tilata vain yhdeltä toimittajalta. Mitä kriittisemmästä ohjelmistosta on kyse, sitä vaikeammaksi ja kalliimmaksi vaihtaminen osoittautuu – ja näin ollen myös kuristusote tiukentuu. Tässä tilanteessa toimittajalla on suuri kiusaus korottaa hintoja ja/tai laskea palvelutasoa, koska pelko sopimuksen irtisanomisesta on minimaalinen.
Valmisohjelmiston tai SaaS-palvelun osalta tietyn asteinen toimittajaloukku ei käytännössä ole vältettävissä. Näissä tapauksissa onkin tarkkaan pohdittava ohjelmiston merkitystä liiketoiminnalle ja sitä kautta tulevaisuuden räätälöintitarpeita.
Mitä strategisemmasta ratkaisusta on kyse, sitä suurempi paine tulee jatkossa jatkokehitykselle ja muutoksille, jolloin riski toimittajariippuvuuteen kasvaa. Ilman huolellista ennakkoanalyysia muutostöiden kalleus saattaa aikaa myöten kumota hankintahinnassa ja kuukausimaksuissa saavutetut kustannussäästöt.
Varmista kirjallisesti, että ohjelmiston ylläpito- ja jatkokehitysoikeudet jäävät itselle
Räätälöityä ohjelmistoa hankittaessa on olennaista varmistaa sopimuksellisesti oikeuksien jääminen itselle. Seuraavaksi paras vaihtoehto on neuvotella oikeudet tehdä itse tai kolmannen osapuolen avulla muutoksia ohjelmistoon. Mikäli kumpikaan ei toteudu, toimittajaloukku on todellisuutta. Avoimen lähdekoodin suosiminen on helppo keino ohjelmiston ylläpito- ja jatkokehitysoikeuksien takaamiseen.
Harvemmin huomioitu tekijä toimittajaloukun syntymisessä on käytetyn teknologian yleisyys. Mikäli ohjelmiston ylläpitäminen vaatii harvinaislaatuista osaamista, voi todellinen valinnan mahdollisuus toimittajien suhteen olla hyvin rajallinen. Tällöin ajaudutaan helposti toimittajaloukun kaltaiseen tilanteeseen.
Mikäli oikeudet ja osaajat on pystytty turvaamaan, ei kannata myöskään rajoittaa omaa toimintavapautta huonoilla sopimuksilla. Tärkeintä on huolehtia, että tarvittaessa pääset irtautumaan toimittajasta helposti. Lisäksi on varmistettava helppo pääsy kaikkeen dataan myös sopimuksen päättymisen jälkeenkin.
6 vinkkiä toimittajaloukun välttämiseen
Oheinen muistilista auttaa välttämään toimittajaloukun ohjelmistohankintaa suunniteltaessa:
analysoi valmisohjelmistojen ja SaaS-palveluiden osalta ratkaisun strateginen merkitys
huolehdi, että riittävät oikeudet ohjelmistoon jäävät itselle
varmista teknologian elinkelpoisuus ja siihen liittyvän osaamisen saatavuus
pyri aina tilanteeseen, jossa ohjelmistolla on useita toimittajavaihtoehtoja
suosi sopimuksia, joista pääset eroon helposti
varmista oikeus dataan myös sopimuksen päättymisen jälkeen – siinä muodossa, että pystyt sitä oikeasti myös käyttämään.