Mitä teet, jos järjestelmät jumittavat töissä? Pyöritteletkö peukaloitasi vai marssitko kahville (vai kuulutko kenties niihin onnekkaisiin, joiden tuliterät järjestelmät eivät ole bugia nähneetkään)?Koska tilastojen valossa Suomessa juodaan paahdettua kahvia enemmän kuin missään muualla maailmassa, asettaisin panokseni kahville. Kun teknologia hidastelee, työntekijä marssii kahvikupin ääreen – mistä päädyimmekin enemmän tai vähemmän luontevasti teknologian pullonkaulat paljastavaan kahvi-indeksiin.Ai mihin? Siitä lisää alla.
Mikä on yrityksesi kahvi-indeksi?
Kahvi-indeksi on täysin epätieteellinen työhyvinvoinnin mittari, joka ei läpäisisi yhdenkään itseään kunnioittavan matemaatikon seulaa. Ajatusleikkinä se on sen sijaan varsin pätevä. Oletuksena on, että aina kun teknologia jumittaa vartin verran, työntekijä juo yhden kupin kahvia. Ja mitä enemmän teknologia takkuaa, sitä enemmän kahvia kuluu.Teoriassa työntekijöiden kokonaiskahvinkulutuksesta voidaankin päätellä, ovatko yrityksen järjestelmät tulleet tiensä päähän, vai rullaako arki kuin unelma. (Vaihtoehtoisesti siitä voidaan myös päätellä, onko yrityksen palkkalistoilla pelkkiä kofeiiniriippuvaisia.)Kahvi-indeksiin lasketaan kaikki ne pienet päivittäiset teknologian takkuilut, joista on tullut kiinteä osa työntekijöiden arkea. Niin kiinteä, ettei niistä viitsitä enää edes valittaa. Mieluummin napsautetaan kahvinkeitin päälle.Vuositasolla ja työntekijöiden lukumäärällä kerrottuna ne vievät kuitenkin suuren siivun työajasta. Täysin turhaan.
Laske oma lukemasi esimerkkien avulla
Kokosimme alle 12 esimerkkiä kahvi-indeksin hyödyntämisestä käytännössä. Niiden avulla voit halutessasi laskea oman lukemasi – ja tarvittaessa tehdä asialle jotain.Vammojen välttämiseksi emme kuitenkaan suosittele Joni Jaakkolan lähestymistapaa:
HUOM! Alla olevat laskelmat eivät ole tieteellisiä totuuksia, vaan suuntaa antavia esimerkkejä. Tarkan kahvi-indeksin voit laskea kellottamalla esimerkiksi viikon ajan, kuinka monta minuuttia työpäivässäsi kuluu teknologian kanssa temppuiluun.Voit hypätä suoraan mielenkiintoisimpaan esimerkkiin ja kahvi-indeksin laskukaavaan klikkaamalla alla olevaa otsikkoa:
- Aikansa eläneet työkoneet
- Hiljainen tieto pysyy hiljaisena
- Asiakaspalvelun ydinjärjestelmä kaatuu
- Matkalaskun teko (kestää pidempään kuin itse matka)
- Asiakastieto kirjataan moneen paikkaan
- Tuntikirjaus takkuaa
- Järjestelmää ei voi käyttää kännykällä
- Nettiyhteys hidastelee
- Järjestelmä kaatuu, koska käyttäjiä on liikaa
- Ohjelmiston hakutoiminto on hyödytön tai puuttuu kokonaan
- Työn tekemiseen tarvitaan lukematon määrä eri järjestelmiä
- Päivityksiä on aivan liian tiheään tahtiin
1. Aikansa eläneet työkoneet
Kauanko aikaa kuluu aamuisin työkoneen avaamiseen? Joku tietysti naureskelee, että muutama sekunti: avaan vain läppärin kannen ja kone on päällä. Kuulimme kuitenkin tositarinan korporaatiosta, jossa työkoneen avaamiseen kuluu päivittäin vartti.Siinä ehtiikin hyvin juoda kupposen kuumaa joka aamu. Kun luvun vielä kertoo työntekijöiden määrällä, korporaation vuosittainen kahvi-indeksi hipoo pilviä.Jos
työpäiviä on vuodessa 226, kahvia kuluu pelkästää työkoneen avaamiseen 226 kuppia päivässä. Jokaiselta työntekijältä.
Kahvi-indeksi / työntekijä: 226 x 15 min = 3390 min = 56,5 h 2. Hiljainen tieto pysyy hiljaisena
Liian usein käy niin, ettei datansiirtoprosesseja ole ehditty tai muistettu kirjoittaa auki, jolloin vain yksi henkilö tietää, miten ne toimivat. Kun samainen työntekijä lähtee lomalle ja jokin hajoaa, tuhlaantuu kaikilta aikaa ja energiaa ongelman ratkomiseen.Kahvi-indeksi kannalta tilanne ei ole toistuva, joten vuosikulutuksessa puhutaan noin kahdeksasta kahvikupista (riippuen toki ongelman laajuudesta). Niiden lisäksi olisi hyvä tarjota kuppi tai pari lomailevalle työntekijälle, jonka kuitenkin soitat ennemmin tai myöhemmin apuun.Kahvi-indeksi: 10 x 15 min = 150 min = 2,5 h 3. Asiakaspalvelun ydinjärjestelmä kaatuu
Asiakaspalvelussa sujuvuus ja mutkattomuus ovat valttia. Asiakkaat olettavat, että heitä palvellaan kaikissa kanavissa nopeasti, ystävällisesti ja laadukkaasti. Odotukset eivät luonnollisestikaan täyty, jos asiakaspalvelun ydinjärjestelmä kaatuu tasaisin väliajoin tunneiksi tai minuuteiksi, ja estää työnteon täysin.Jos lyhyet katkokset ovat päivittäisiä, aikaa odotteluun kuluu helposti jopa tunti per päivä. Mikäli yritys on auki maanantaista lauantaihin, vuodessa kertyy noin 296 tuntia odotteluaikaa per työpiste. Kun se kerrotaan neljällä, kahvi-indeksiksi saadaan huimat 1184 kuppia per työpiste!
Kahvi-indeksi / työpiste: 1184 x 15 min = 17 760 min = 296 h 4. Matkalaskun teko (kestää pidempään kuin itse matka)
Edellisestä matkalaskun teosta on kulunut jo tovi, joten ei auta muu kuin ottaa ohjekirja kauniiseen käteen ja muistutella mieleen, miten tässä pitikään edetä. Harva taloushallinnon järjestelmä kun on niin käyttäjäystävällinen, että satunnaisesta kulu- tai matkalaskun kirjaamisesta selviäisi ilman lukuisia kahvikupillisia ja järjestelmän sadattelemista kollegoille.Nimettömänä pysyttelevän lähteen mukaan työaikaa voi pahimmillaan tuhlaantua jopa kolme kahvikupillista per matkalasku, jos järjestelmän intuitiivisuuteen ei ole kiinnitetty riittävästi huomiota.Kahvi-indeksi / matkalasku: 3 x 15 min = 45 min per matkalasku 5. Asiakastieto kirjataan moneen paikkaan
Silloin kun asiakastyöhön tarvittavia sovelluksia ei ole integroitu keskenään, asiakkaan tiedot pitää kirjata moneen eri paikkaan. Yhteystiedot saattavat löytyä markkinoinnin, myynnin ja taloushallinnon järjestelmistä, mutta silti ne kysytään vielä kerran reklamaatiotilanteessa.Tupla- ja triplakirjaamiseen kuluu aikaa, samoin kuin tarvittavan tiedon etsimiseen ja turhautuneen asiakkaan lepyttelyyn. Huomattavasti helpompaa olisi, jos kaikki tieto sijaitsisi yhdessä paikassa.
Kahvi-indeksi / asiakas: 2 x 15 min = 30 min = 0,5 h6. Tuntikirjaus takkuaa
Yrityksen tuntikirjaukset on aina tehty samalla logiikalla, jota käytössä oleva järjestelmä ei kuitenkaan tue. Ratkaisu voisi löytyä räätälöinnistä, mutta siihen ei haluta investoida. Ylimääräisiin klikkauksiin kuluu päivittäin turhaa aikaa, joka on suoraan pois tuottavasta työnteosta.Jos tuntien kirjaaminen epäloogiseen järjestelmään vie yhdeltä työntekijältä noin vartin päivässä, saadaan kahvi-indeksiksi 226 kuppia.Kahvi-indeksi / työntekijä: 226 x 15 min = 3390 min = 56,5 h 7. Järjestelmää ei voi käyttää kännykällä
Työtä tehdään tien päällä, mutta tuntikirjaukset ja raportointi onnistuvat ainoastaan pöytäkoneelta. Jos yrityksen infraan ei pääse kirjautumaan kotikoneelta, ainoaksi vaihtoehdoksi jää ylimääräinen kierros toimiston kautta, vaikka raportoinnin ja kirjaukset voisi hyvin hoitaa myös tien päältä.Tässä tapauksessa kahvi-indeksi riippuu työmatkan pituudesta. Puolen tunnin ylimääräinen kierros tarkoittaisi, että kahvikuppeja kuluisi vuodessa 452.
Kahvi-indeksi / työntekijä: 452 x 15 min = 6780 min = 113 h 8. Nettiyhteys hidastelee
Olet juuri päässyt työnteossa flow-tilaan, kun nettiyhteys katkeaa. Netti ehkä palautuu muutamassa kymmenessä sekunnissa takaisin, mutta keskittyminen on mennyttä.Jos uudelleen keskittymiseen kuluu 15-20 minuuttia, tarkoittaa se yhtä ylimääräistä kahvikuppia päivässä. Olettaen, että netti kaatuu päivittäin ja ainoastaan yhden kerran.Kahvi-indeksi / työntekijä: 226 x 15 min = 3390 min = 65,5 h 9. Järjestelmä kaatuu, koska käyttäjiä on liikaa
Yritys kasvaa silmissä, mutta teknologia ei pysy vauhdissa mukana. Viisi vuotta sitten kymmenen hengen käyttöön tarkoitettu järjestelmä kaatuu aina, kun käyttäjämäärä ylittää optimaalisen kapasiteetin. Kahvia kuluu, kun työpaikalla odotetaan omaa vuoroa ja järjestelmän uudelleen käynnistymistä.Jos kaatumisia tapahtuu pari kertaa viikossa ja ne kestävät vartin verran, kahvia kuluu vuodessa noin 104 kuppia per työntekijä.
Kahvi-indeksi: 104 x 15 min = 1560 min = 26 h 10. Ohjelmiston hakutoiminto on hyödytön tai puuttuu kokonaan
Muistat, että tärkeä asia on kirjattu johonkin, mutta minne? Käyt läpi kymmeniä välilehtiä ja kansioita, koska hakutoimintoa ei ole (tai siitä ei ole mitään hyötyä, koska et muista etsimäsi dokumentin täsmällistä nimeä).Lopulta luovutat ja pyydät apua kollegaltasi, joka keskeyttää työntekonsa ja kaivaa tiedon omista kätköistään. Olettaen, että tietoa joutuu etsimään kerran viikossa ja aikaa kuluu vartin verran, kahvikuppeja kuluu 52 (ja jos joudut joka toisella kerralla nykimään kollegaa hihasta, vuoden kahvi-indeksi on 78).Kahvi-indeksi: 78 x 15 min = 1170 min = 19,5 h11. Työn tekemiseen tarvitaan lukematon määrä eri järjestelmiä
Aluksi kaikki oli hyvin. Työn tekemiseen käytettiin yhtä tai kahta järjestelmää, jotka riittivät mainiosti yrityksen tarpeisiin. Vuodet vierivät, ja tarpeet muuttuivat. Erilaisia sovelluksia ja ohjelmistoja ostettiin sieltä täältä aina kun tarve vaati.Lopputuloksena syntyi kymmenien sovellusten sillisalaatti, jota ei hyvällä tahdollakaan voi sanoa toimivaksi. Kaiken huipuksi osassa sovelluksia on päällekkäisiä toimintoja, koska kenellekään ei tullut mieleen kartoittaa jo olemassa olevia järjestelmiä ennen uuden hankintaa.Sovellusten opetteluun ja niiden välillä klikkailuun kuluu päivätasolla ainakin vartti – ellei enemmänkin – turhaa aikaa. Vuoden kahvi-indeksiksi saadaankin vähintään 226 kuppia per työntekijä.
Kahvi-indeksi / työntekijä: 226 x 15 min = 3390 min = 56,5 h 12. Päivityksiä on aivan liian tiheään tahtiin
Päivityksissä sinänsä ei ole mitään vikaa, mutta silloin kun ne keskeyttävät työnteon tai muuttavat järjestelmän toimintalogiikkaa niin paljon, että lähes kaiken joutuu opettelemaan uudestaan, hermohan siinä menee.Silloin kun mullistavia päivityksiä tulee kerran kvartaalissa ja pienempiä harva se viikko, kahvi-indeksi huitelee vuositasolla kuudenkymmenen kahvikupin tuolla puolen.Kahvi-indeksi: 60 x 15 min = 900 min = 15 h Kahvi-indeksi on terminä leikkimielinen, mutta ongelma sen taustalla on aito. Jos työpäivässä kuluu puolikin tuntia ylimääräistä aikaa teknologian kanssa taisteluun, vuodessa työtunteja haaskaantuu
142 per työntekijä (jos yritys on auki 5 päivää viikossa). Työpäivissä mitattuna se on 3,5 viikkoa. Per työntekijä.Jos siis teknologian uudistaminen ei ole syystä tai toisesta mahdollista, suosittelemme vähintään panostamaan hyvään kahviin.
