Mitä ketterän ohjelmisto- ja tuotekehityksen jälkeen?
On ketteriä menetelmiä ja sitten on ketterä kulttuuri. Ketterät ohjelmisto- ja tuotekehitysmentelmät ovat olleet täällä jo yli kaksi vuosikymmentä. Sinänsä ketterissä (ohjelmistokehityksen) menetelmissä ollaan jo pitkällä teknisissä valmiuksissa, mutta kulttuurin rakentaminen on vasta alussa.
Ketteriä projektinjohtomenetelmiä voidaan ja usein käytetätäänkin hyvin perinteisesti johdettuina. Ketteryys on oikeastaan aika näennäistä. Ehkä voisi puhua usein vain nopeasta iteraatiosta kuin ketteryydestä. Ketterät menetelmät ovat enemmänkin tehokkuutta kuin ketteryyttä.
Agile Manifestossa kiteytyy monta käyttökelpoista ajatusta:
- Yksilöitä ja vuorovaikutusta enemmän kuin prosesseja ja työkaluja
- Toimivaa sovellusta enemmän kuin kokonaisvaltaista dokumentaatiota
- Asiakasyhteistyötä enemmän kuin sopimusneuvotteluita
- Muutokseen reagoimista enemmän kuin suunnitelman noudattamista
Yksilön näkökulmasta osallisuuden kokemukseen
Itseohjautuvuus ja osallisuus painottavat yksilöstä lähteviä päätöksiä ja ihmisten välistä vuorovaikutusta. Kapeimmillaan sovellettuna ketteryys näkyy esimerkiksi vain työtehtävien jakamisessa ja työjärjestyksestä päättämisessä. Ketterässä kulttuurissa lähtötilanteessa ei tuoda mitään valmista vaan lähtökohtana on osallisuuden kokemus, aidosti yhdessä tekeminen. Ideat laitetaan raakileina jakoon siis myös johtamiseen, strategiaan ja organisointiin liittyvissä asioissa. Kaikkea voidaan kokeilla.Vuorovaikutus ensin ja muut sen jälkeen
Ketterät menetelmät sisältävät tehokkaita kommunikaatiomenetelmiä ja periaatteita, joita voidaan hyvin käyttää myös perinteisesti johdetussa organisaatiossa. Ketterässä kulttuurissa tärkeimmäksi johtamisen tehtäväksi tulee kommunikaatio. Eikä kommunikaatiolla tarkoiteta sitä, että vaikkapa teknologiastrategia annetaan ylhäältä alaspäin jalkautettavaksi. Vaan sitä, että asioista aidosti keskustellaan yhdessä jo ennen päätösten tekoa.Toimiva ja kehittyvä organisaatio
Ketterässä tuotekehityksessä “toimiva sovellus” voidaan ymmärtää siten, että tehdään koko ajan parempia päätöksiä. Parhaat päätökset syntyvät lähellä tapahtumia asiakasrajapinnassa sekä yhteistyön tuloksena. Tällöin kaikista tulee päätöksentekijöitä. Ketteryys perustuu oppimiseen. Tekijät oppivat tekemään parempia päätöksiä, kun tavoitteet ovat selkeät ja mitattavat ja tieto jaetaan avoimesti.Kehittäminen ketterillä menetelmillä ei koske vain tuotteita ja palveluja. Samaa ajattelua voidaan hyödyntää ketteröittäessä myös johtamista, organisaatiota ja prosesseja.
Asiakasyhteistyö tuottaa parempaa asiakaskokemusta
Ketteryys on yhteistoimintaa, jossa on vähemmän muodollisia prosesseja ja enemmän oman järjen ja harkinnan käyttöä. Ketterässä kulttuurissa tiedon tulee olla avointa ja toiminnan läpinäkyvää, jotta jokainen kykenee tekemään hyviä päätöksiä. Tarvitaan vähemmän tarkkoja sopimuksia (yksityiskohtaisia toimintaohjeita) ja enemmän periaatteiden paikallista soveltamista. Kun tieto on laajasti jaettua, kaikki kykenevät osallistumaan tasavertaisesti yhteistyöhön, jolloin asiakkaan saama palvelu on nopeampaa ja parempaa. Kyse ei ole vain tuotteesta tai koodista vaan kaikesta palvelusta.Muutokseen reagoimisesta muutoksen tekemiseen itseorganisoitumalla
Ketteryys on reagoimista, mutta se on myös asioiden aktiivista muuttamista jatkuvasti kokeilemalla. Liiketoiminta on yhä monimutkaisempaa ja nopeampaa, jolloin organisaation osien tulee kyetä itseorganisoitumaan ja toteuttamaan kokeiluja itsenäisesti. Vaikka tehokkuuden nimissä tulee hyödyntää yhteisiä ja vakioituja prosesseja, tulee soveltaminen ja organisoituminen olla paikallista. Itseorganisoituminen edellyttää myös parempaa ihmistuntemusta ja tiimitoimintaa. Siksi tiimien tulee itse rekrytoida ja valita uudet jäsenensä. Ketterässä kulttuurissa tiimi itse tunnistaa resurssitarpeensa ja käyttää johtamispalveluna tilattavaa rekrytointipalvelua.Itseohjautuvuus ei ole itsestään ohjautuvuutta
Itseohjautuvuus on ketteryyden ydintä, mutta oikeastaan organisaation itseohjautuvuutta ei ole olemassakaan, koska yksilö ei ohjaudu tyhjiössä vaan yhdessä ja vuorovaikutuksessa muiden kanssa. Itseohjautuvuus johtaa jaettuun johtajuuteen, jossa perinteiset johtamisen muodot tulee korvata uusilla. Kun jotain otetaan pois, jotain muuta täytyy kehittää tilalle.Ketterät menetelmät keskittyvät paljolti prosessien osien yksittäisiin menetelmiin tai osaprosesseihin ja projekteihin. Ketteryys on usein esimerkiksi vain projektijohtamista. Seuraavaksi haastavampi kehityskohde on eri yksiköiden välinen toiminta: esimerkiksi tuotekehityksen ja markkinoinnin välinen yhteistyö, jossa molemmat soveltavat samoja periaatteita.
Onnistuuko ketteryyden laajentaminen organisaatiossa?
Kun viedään ketteryyden periaatteita ohjelmisto- ja tuotekehityksestä eteenpäin, huomataan pian, että tulipa avatuksi melkoinen matopurkki. Ketterä kulttuuri tavoitteena ja kokonaisuutena voi tuntua hähmäiseltä ja hankalalta hahmottaa. Mistä pitäisi lähteä liikkeelle ja milloin on valmista? Ketteröittämiseen kannattaakin asennoitua siten, että (täysin) valmista ei tule koskaan. Ketteryyden periaatteeseen kuuluu, että jokainen iteraatio vie organisaatiota eteenpäin ja se on aina käyttövalmiudessa.Tutkin 12 suomalaista organisaatiota, enkä löytänyt sieltä yhtä tapaa aloittaa, yhtä tapaa organisoitua, yhtä tapaa toteuttaa jaettua johtajuutta. Yksi toteutti esimiehettömät tiimit ja toinen taas ei. Kolmannella jätettiin yksi johtoporras välistä pois ja neljäs ei keskittänyt funktioita pääkonttoriin vaan hajautti maayhtiöihin.
Tuotekehityksen ketterästä projektijohtamisesta on hyvä edetä muun toiminnan ketteröittämiseen asiakaskokemuksen ja asiakkaalle luotavan arvon näkökulmasta. Päätös tuottaa merkityksellistä työtä, parempaa arvoa asiakkaalle ja tulosta yritykselle.Ketterän kulttuurin rakentamisen kahdeksan askelta:
- Tuodaan kaikki raakileina pöydälle, jolloin jokainen kokee osallisuutta, kun kaikki pääsevät vaikuttamaan. Perusperiaatteena on yhdessä tekeminen, jolloin mitään ei valmistella salassa ellei laki tai sopimukset sitä määrää.
- Kun kaikki asiat ovat jaetaan jo ideoina, tulee niistä ensin keskustella. Kommunikaatiojärjestelmät ovat ensimmäinen ja tärkein johtamisen systeemi. Toisaalta ei voida keskustella ellei kaikki tieto ole avointa. Avaa tieto kaikille ja kehitä kommunikaatiokanavat.
- Kaikki ovat päätöksentekijöitä. Päätöksenteon kehittäminen on johtamisen systeemi, joka rakentaa luottamuksen. Kun kaikki osallistuvat päätöksentekoon, tulee siitä sosiaalista.
- Kokeilukulttuuri tarkoittaa kokeilujen laajentamista kattamaan kaikkea toimintaa. Kokeilut koskevat myös johtamista ja organisointia.
- Kun luovutaan hallinnan illuusiosta, tulee strateginen ohjaus toteuttaa esimerkiksi tavoite- ja visuaalisella johtamisella. Perinteinen ylhäältä alas -tyyppistä tavoitejohtamista tulee täydentää ihmisestä lähtevällä tavoitejohtamisella esim. OKR:llä (Objectives and Key Results)
- Itseohjautuvuus ja -organisointi luo uusia organisaatiorakenteita. Uudet tiimi-, solu- ja ryhmärakenteet kehitetään niin, että niitä voidaan joustavasti ja itseorganisoituvasti muuttaa ilman raskasta muutosjohtamista.
- Kun perinteistä johtamista puretaan, tulee tarjota uusia johtamispalveluita tarpeen mukaan. Jaettu johtajuus konkreettisesti tarkoittaa sitä, että johtamispalvelua tuottavat eri ihmiset, joista osa voi olla myös organisaatio ulkopuolisia. Itseorganisoituvuus johtaa myös siihen, että tiimit osallistuvat uusien tiimiläisten rekrytointiin ja tekevät lopulliset rekrytointipäätökset.
- Kun organisaatio käy muutaman vuoden kehityspolkua kohti ketterää kulttuuria, tulee tarpeelliseksi päivittää myös tarkoitusta, arvoja ja visiota. Tässä kohtaa niitä ei varsinaisesti luoda, mutta ne sanoitetaan uudelleen.