Avainhenkilö, oletko organisaatiolle jo turhan tärkeä?

Onko sinulla sellaista tietoa ja osaamista, mitä muilla organisaatiossasi ei ole? Oletko ehkä avainhenkilö, jonka yhtäkkinen katoaminen vaikuttaisi kriittisellä tavalla yrityksen tavoitteiden toteutumiseen?

Hälytys: täällä on korvaamaton osaaja!

Etenkin kovassa kasvu- ja kehitysvauhdissa olevassa yrityksessä päätösten avoin viestintä ja työn eri vaiheiden dokumentointi voi kiireen ja nopeiden muutosten keskellä helposti unohtua, mutta hälytyskellojen pitäisi soida, jos:

• tärkeitä tietoja käsitellään järjestelmissä, joihin vain yhdellä henkilöllä on admin-tunnukset tai ei edes tiedetä, mihin kaikkiin paikkoihin tärkeää tietoa on tallennettu
• tieto yhteistyökumppaneista ja heidän kanssaan tehdyistä sopimuksia on yksittäisen henkilön muistin ja sähköpostin varassa
• uusien henkilöiden perehdyttäminen tehtäviin tuntuu vaikealta ja liikaa avainhenkilön aikaa vievältä
• avainhenkilön äkillinen vakava sairastuminen tai työpaikan vaihto aiheuttaisi kohtuuttoman suuren kriisin organisaatiossa, koska osaamista ja vastuuta ei ole jaettu muille ja myös dokumentointi työntekotavoista puuttuu.

Yksilön halukkuus jakaa tietoa avoimesti saattaa rajoittua esimerkiksi sellaisissa organisaatiomuutoksissa, joihin liittyy uhkakuva työn siirtymisestä toisaalle. Tyypillistä lyhytkatseisuus on myös tilanteissa, joissa “tilapäisesti” venytään tekemään vähän yli oman jaksamisen ja koetetaan suoriutua hetken yli. Tärkeäksi kriittisellä hetkellä itsensä tunteminen voi toki hivellä omanarvontuntoa. Osaamista panttaamalla ja kaikkia lankoja käsissä yksin pitämällä parhaastakin avainhenkilöstä tulee kuitenkin henkilöriski. Oikeasti arvokas uskaltaa jakaa osaamista, tiedostaa rajansa ja varautuu myös muutostilanteisiin.

Ratko asioita asiakkaan etu mielessä

Osaamisen avoin jakaminen on ennen kaikkea koko organisaation kulttuuriin ja toimintatapoihin sidoksissa oleva asia, joten jokaisella meillä on vastuu jakaa ja vaatia tärkeiden työasioiden hoitamiseen tarvittavien tietojen jakamista. Pyysin LinkedInissä vinkkejä siihen, millaisiin konkreettisiin asioihin ihmiset eri työpaikoilla ovat törmänneet tilanteissa, joissa työkaverin katoaminen on aiheuttanut tiedon katoamisen. Keskustelujen pohjalta muodostui lista asioista, joihin kannattaa kiinnittää huomiota tiedon ja osaamisen jakamisessa: 

1. Vedetäänkö resurssit niin tiukille, ettei mahdollisuutta osaamisen jakamiseen ole? Tietoinen “tästä selvitään, jos kellekään ei nyt satu mitään” -riskinotto voi maksaa melkoisesti niin itselle kuin asiakkaallekin.
2. Dokumentointia ei tule tehdä vain siksi, että “pomo käskee”. On ymmärrettävä syyt ja seuraukset ja löydettävä niiden kautta itselle motivaatio työhön. Mieti esimerkiksi sitä, miten tiedon katoaminen vaikuttaisi asiakkaan kokemukseen palvelustanne.
3. Mieti, ovatko omat tärkeät tiedostosi koneesi kovalevyllä tai verkkoasemalla, jonne pääsee vain omilla tunnuksillasi. Vai yhteisesti jaetussa kansiossa pilvessä? Voisiko yhteiskäyttöisyys jopa helpottaa ja nopeuttaa työskentelyä? Voisiko asiakaskin päästä samaan näkymään kanssasi?
4. Kannattaako yhteistä projektia koskeva keskustelut ohjata omaan henkilökohtaiseen postilaatikkoon vai toimisiko keskusteluryhmä tai projektin nimiin yhteiskäyttöön avattu postilaatikko paremmin?
5. Yrityksen tulisi pyrkiä luomaan totaaliavoimuuden kulttuuri. Tällöin ongelmatilanteita pääsee syntymään vähemmän.
6. Avainhenkilöitä voi sitouttaa erilaisin sopimuksin ja palkkioin. Nämä keinot eivät kuitenkaan turvaa äkillisen henkilövahingon tapahtuessa.
7. Voidaanko jotain tekemistä siirtää toisaalle organisaatiossa tai ulkoiselle kumppanille?
8. Joskus projekteihin voi olla hyvä ottaa ihmisiä mukaan ihan vain oppimaan ja kehittymään. Aina ei junior-tekijälle tarvitse olla projektissa edes erityistä omaa roolia, mutta jo mukanaolo lisää osaamista ja luo mahdollisuuksia tulevaisuudessa tekemisen jakamiseen.
9. Pyri keksimään työskentelytavat, joissa dokumentointi työllistää mahdollisimman vähän ja tulee luontevaksi osaksi työtä. Ei kertaraapaisulla tehtyjä pikaraportteja vaan jatkuvaa kehittämistä ja automatisointia!

Koska muutos on jatkuvaa, täydellinen riskimahdollisuuksien kontrollointi ja uhkien eliminointi on mahdotonta. On hyvä oivaltaa, että kaikkea ei voi hallita. Silti jokaisen on kannettava vastuu turhien riskien välttämisestä ja torjunnasta. Muutostilanteissa avoimuus ja yhdessä tekeminen auttavat eteenpäin.