Haluatko tehdä töitä etänä, toimistolla vai joustavasti paikkaa vaihdellen?

Vuonna 2020 pääkaupunkiseudun työntekijämme arvioivat 70 % työstä tehtävän muualta kuin toimistolta käsin. Henkilöstön aloitteesta päädyimme tuolloin radikaaliin ratkaisuun ja irtisanoimme toimistomme vuokrasopimuksen. Pakkasimme tavarat varastoon, varustimme jokaisen kotityöpisteen huippukuntoon ja tarjosimme mahdolllisuutta tarpeen mukaan vuokrata kokous- ja työtiloja mistä ja milloin kukin tarpeelliseksi kokee. Vuonna 2023 jälleen henkilöstömme aloitteesta olemme tekemässä Helsingissä osittaista paluuta toimistolle. Miksi ja miten toimistolle palataan ja millaisilla pelisäännöillä?

Mitä opimme kahden etätyövuoden aikana?

Kahden etätyövuoden aikana totesimme, että toimintaamme pystyi pyörittämään etänä. Yhtiötasolla etätyön hyötyjä olivat kiinteiden kustannusten alenemisen ohella ehkä yllättäenkin havaittu eri toimipisteiden rajojen hälveneminen. Ei ollut enää niin vahvasti “Oulun porukkaa” ja “Helsingin porukkaa” tai vain yhden yksikön kesken käytyjä kahvipöytäkeskusteluja. Kaikki keskustelu siirtyi Slackiin ja videoneuvotteluihin.

Mietityttävänä asiana puolestaan pidettiin sitä, ettei nähty juurikaan ihmisiä kasvokkain. Tässä taustalla oli huoli siitä, miten sähköisin viestintävälinein muistetaan kysyä toinen toisiltamme kuulumisia. Tai huomataanko, jos joku tarvitsee tukea, jos hän ei sitä aktiivisesti ilmaise. Meiltä puuttuivat siis käytännöt näiden asioiden hyvin hoitamiseen etätyöympäristössä.

Kyselimme työhyvinvointiin liittyen fiiliksiä kerran kuussa työskentelytiloihin liittyen henkilöstömme tahtotilaa 1–2 kertaa vuodessa. Työhyvinvoinnin osalta merkittäviä muutoksia ei havaittu, mutta vuoden 2022 puolivälissä tulimme siihen tulokseen, että koska osa porukastamme halusi palata osin toimistolle, oli aika etsiä meille uusi yhteinen tila

“Palaamme toimistolle, koska toive nousi työyhteisöstä. Haluamme nähdä toisiamme enemmän livenä.” 

Erilaisia tapoja järjestellä omaa työviikkoa

Näin työntekopaikkamme jakaantuivat syksyllä 2022:

Meille työyhteisönä on ok, että toinen haluaa työskennellä kotoa käsin ja toinen tarvitsee toimiston. Mitä tapahtuu, kun työntekijöille antaa vapauden rytmittää työtä ja muuta arkea itselle sopivalla tavalla? Yksi uutta toimistotilaa toivoneista on software developer Jaakko Heikelä. Mikä houkutti toimistolle paluuseen?

”Tykkään vaihdella työskentelytilaa työpäivien välillä erityisesti siksi, että koen sen vaikuttavan positiivisesti luovuuteen ja ajatteluun, kun maisemat ja ympäristö vaihtuvat aina välillä. Se, että meillä on aina tarjolla vakituinen toimistotila hyvillä kulkuyhteyksillä mahdollistaa tämän. Myöskin mukavien kollegoiden tapaaminen toimistolla tuo sopivaa vaihtelua arkeen. Tulen todennäköisesti vierailemaan toimistolla keskimäärin 1-2 päivää viikossa. Oman toimistomme lisäksi käyn myös viikottain asiakkaani toimistolla, jossa meillä on sovittuna yksi toimistopäivä viikossa tiimin kesken. Etätyöpäivinä  varmistan työltä vapaalle siirtymisen lähtemällä  etätyöpäivän päätyttyä kunnon kävely- tai juoksulenkille, nauttimaan raittiista ilmasta sisällä vietetyn ajan jälkeen, Jaakko kertoo.

Technical Architect Mikko Airamaa löytää parhaan rauhan työhon keskittymiseen kotoaan.

”Etätöissä oman työn järjestely ja aikataulutus onnistuvat parhaiten. Lapsiperhearjessa aikataulu rytmittyy pitkälle sen mukaan miten lapsia viedään ja haetaan päiväkodista tai miten lasten harrastukset alkavat ja loppuvat. Saatan usein asiakasprojektin aikataulun puitteissa tehdä lyhyemmän työpäivän ns normaalina työaikana ja tehdä satunnaisia tunteja iltaisin tai viikonloppuisin, jotta harrastuksille ja arkimenoille jää paremmin aikaa.

Toimistolla ei itselleni ole suurta merkitystä ja tulen todennäköisesti jatkamaan etätöitä aiempaan tapaan. Pystyn omassa rauhassa keskittymään paremmin kuin tiloissa, joissa on hälinää ja melua. Myös merkittävä ajansäästö vaikuttaa, sillä työmatkoihin ei kulu aikaa”, Mikko toteaa. Huonoina puolina etätyöhön keskittymisessä Mikko mainitsee kuitenkin sosiaalisen kanssakäynnin ja arkiliikunnan vähenemisen. Lisäksi etätyön edellyttämät fasiliteetit (kunnollinen työpiste yms) vievät asunnosta paljon tilaa.

Myös senior software developer Jussi Hynninen pitää tärkeänä sitä, että työn tekemiselle on varattu oma aikansa ja tilansa.

”Kotona työskenteleminen vaatii ainakin itseltäni huomattavan määrän henkistä asennoitumista ja rajanvetoja. Kun työpiste on kotona, sen pelkkä olemassaolo muistuttaa helposti keskeneräisistä töistä. Perheellisenä kotoa työskentelyyn liittyy myös huomattavasti häiriötekijöitä koska kodin jakaa useampi ihminen joilla on kaikilla omat tarpeensa. Toimisto on itselleni paikka jonne voin tulla rauhassa tekemään töitä. Lisäksi uskon Jaakon tavoin että itse kullekin tekee hyvää vaihtaa hieman maisemaa ainakin pari kertaa viikossa – mökkihöperöityminen uhkaa muuten helposti. Kollegoiden kanssa kuulumisten vaihtaminen ja ajatusten sparraaminen on myös erittäin tärkeää.”

Markkinointipäällikkö Heli Järvenpää pitää etätyöstä ja hän on järjestänyt arkensa siten, että työ tehdään päivän aikana useammassa pikku pätkässä.

”Aamulla käyn koiran kanssa lenkillä. Sitten nautin aamuteestä ja käyn päivän suunnitelmat ja tavoitteet läpi. Teen tämän jälkeen töitä kolme tuntia, välissä yhden pienen taukojumpan pitäen. Aamun työosion jälkeen lähden valoisaan aikaan liikkumaan. Teen joko lenkin koiran kanssa tai huonon sään iskiessä käyn kuntosalilla. Liikunnan jälkeen syön lounaan ja palaan työn ääreen pariksi tunniksi. Pidän iltapäivällä tunnin mittaisen tauon: teen kotitöitä tai otan pienet päiväunet. Sitten teen päivän loput työt ja ilta onkin omistettu perheelle ja harrastuksille. Koen näin saavani päivistä enemmän irti. En ajaudu tilanteisiin, joissa istuisin väsyneenä koneen ääressä, kun liikkuminen, työ ja palautuminen vuorottelevat itselleni sopivalla tahdilla. Eli satsaan ennen työmatkoihin kuluneen ajan nyt oman hyvinvointini ylläpitoon.”

Sysartilla käydyissä  keskusteluissa on todettu, että erilaisilla ihmisillä erilaisissa elämäntilanteissa on erilaisia tarpeita. Itsemuotoiltu työ sallii erilaiset kokeilut ja hyväksyy muuttumisen ja kehittymisen kokemusten myötä.